PERSONDATA POLITIK FOR JW INDUSTRI A/S

1. INDLEDNING

Formålet med JW Industris persondatapolitik er at forklare, hvordan vi indsamler, anvender og beskytter personoplysninger. Denne politik supplerer vores andre politikker og retningslinier om behandling af personoplysninger. Denne politik har til formål at opfylde kravene i Persondataforordningen og beskriver hvordan vi behandler personoplysninger om vores kunder, leverandører, samarbejdspartnere mv. Personlige oplysninger dækker her alle oplysninger, der kan bruges til at identificere en person, herunder, men ikke begrænset til vedkommendes for- og efternavn, privatadresse eller anden fysisk adresse, e-mailadresse eller andre kontaktoplysninger, uanset om de vedrører vedkommendes private bopæl eller arbejdsplads.

2. GENERELT OM BEHANDLING AF PERSONDATA

Enhver behandling af persondata sker under henvisning til principperne om lovlighed, rimelighed og gennemsigtighed. Persondata indsamles alene til udtrykkeligt angivne og legitime formål, ligesom vi iagttager princippet om dataminering. Vi tilstræber, at alle oplysninger er korrekte og ajourførte, ligesom principperne om opbevaringsbegrænsning, integritet og fortrolighed og ikke mindst ansvarlighed er sat i højsædet. Hvis du har spørgsmål til vores behandling af persondata og denne persondatapolitik, er du altid velkommen til at kontakte Kasper Thøsing Hviid, kh@jwindustri.dk, der har det interne overordnede ansvar herfor.

3. DATAANSVARLIG

JW Industri A/S er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine persondata behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:
JW Industri A/S
Smedevej 7
DK-7430 Ikast
Tel.: +45 9725 1516
E-mail: info@jwindustri.dk
CVR: 36540982
www.jwindustri.dk

4. VORES BEHANDLING AF DINE OPLYSNINGER

Ved modtagelse af henvendelser

Når du retter henvendelse til os pr. mail/telefon eller via de sociale medier, behandler vi de personoplysninger, der fremgår af din henvendelse. Hvis du eksempelvis kontakter os via Facebook, vil vi – via Facebook – modtage visse oplysninger om dig i form af dit navn og et billede. Vi besvarer som udgangspunkt din henvendelse på samme medier, du har kontaktet os på. Når du kontakter os telefonisk, vil vi – hvis det er relevant – notere dit navn og formålet med henvendelsen ned. Dette gør vi for at have mulighed for at følge op herpå samt at kunne dokumentere de henvendelser, vi modtager fra vores kunder. Du skal derfor være opmærksom på, at vi i nogle tilfælde noterer de relevante forhold, du oplyser os telefonisk, ned i vores system.

Håndtering af oplysninger om kontaktpersoner

Hos JW Industri registrerer vi som oftest en kontaktperson hos de kunder, samarbejdspartnere og leverandører, vi indgår aftaler med. Vi registrerer typisk vedkommendes navn, titel, e-mailadresse og telefonnummer. Derudover fører vi løbende besøgsrapporter fra møder med vores kunder, hvor vi bl.a. noterer kontaktpersonen, de konkrete aftaler og kundens ønsker ned. Der kan således indgå personoplysninger heri, men der registreres aldrig følsomme personoplysninger. Formålet med at behandle disse oplysninger er at kunne administrere den indgåede aftale.

Håndtering af deltagere ved arrangementer

Hvis JW Industri er vært ved et arrangement, hvor det er nødvendigt med tilmelding, behandler vi kontaktoplysninger om deltagerne i arrangementet i form af deres navn, hvor de arbejder/titel samt e-mailadresse. Dette gør vi naturligvis for at kunne håndtere tilmeldingerne til arrangementet.

Hvis du deltager i et arrangement, skal du være opmærksom på, at vi i nogle tilfælde tager situationsbilleder fra arrangementet og deler dem på vores hjemmeside og/eller sociale medier. Formålet hermed er at brande de arrangementer, vi afholder samt JW Industri som helhed. Hvis du ikke ønsker at være med på eventuelle situationsbilleder, kan du blot oplyse os herom ved starten af et arrangement.

5. VIDEREGIVELSE AF PERSONDATA

Vi videregiver udelukkende persondata til tredjepart i overensstemmelse med, hvad der er anført i denne privatlivspolitik og persondatalovgivningen.

Vi videregiver alene dine oplysninger, såfremt betingelserne i lovgivningen er opfyldt, herunder eksempelvis hvis vi er forpligtet til at videregive eller dele disse, for at overholde en retslig forpligtelse eller med henblik på at forsvare eller fastslå et retskrav. Videregivelse kan også ske efter anvisning fra en domstol eller en anden myndighed, eller for at beskytte varemærker, rettigheder eller ejendom. Dette indebærer udveksling af oplysninger med andre virksomheder og organisationer med henblik på beskyttelse mod svindel. Derudover kan vi videregive personoplysninger til vores advokat eller revisor ifm. udarbejdelse af årsregnskab eller løsning af en juridisk tvist.

Vi anvender tjenesteudbydere, der udfører arbejde på vores vegne. Tjenesterne kan fx være server lønudbetaling, forsikrings-og pensionsselskaber, hosting og systemvedligeholdelse, analyse, betalingsløsninger, adresse- og soliditetskontrol, e-mail service, m.m. Disse samarbejdspartnere kan få adgang til data i det omfang, det er nødvendigt for at levere deres tjenester og services. Samarbejdspartnerne vil være kontraktligt forpligtet til at behandle alle data strengt fortroligt, og har dermed ikke tilladelse til at anvende data til andet end, hvad der er omfattet af den kontraktuelle forpligtelse overfor os.

6. OPBEVARINGSTID OG SLETTEPOLITIK

Vi gemmer oplysninger om dig, så længe vi har et legitimt og sagligt grundlag herfor. Vi gennemgår jævnligt vores systemer med henblik på at slette alle ikke relevante personoplysninger, og vi har vedtaget en række konkrete sletteprocedurer. Persondata kan blive gemt længere, såfremt der er et sagligt behov herfor, eksempelvis hvis et retskrav skal fastlægges. Som udgangspunkt gemmer vi kontaktoplysninger så længe der fortsat består et kunde- eller samarbejdsforhold. Derudover gemmer vi altid bogføringsmateriale, indgåede aftaler og mailkorrespondance, som er en del af aftalegrundlaget i 5 år efter bogføringen/kontraktens ophør. Dette gør vi bl.a. for at overholde bogføringslovens opbevaringskrav.

7. INDSIGTSRET, BERIGTIGELSE OG SLETNING

I forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger har du adskillige rettigheder:

• Retten til at få indsigt i dine personoplysninger.
• Retten til at få urigtige personoplysninger rettet.
• Retten til at anmode om at få dine personoplysninger slettet.
• Retten til at gøre indsigelse mod at dine personoplysninger anvendes til direkte markedsføring.
• Retten til at gøre indsigelse mod automatiske, individuelle afgørelser, herunder profilering.
• Retten til at få udleveret dine personoplysninger på et læsbart medie (i nogle tilfælde).
• Retten til at klage til Datatilsynet over vores behandling af dine personoplysninger

Hvis du ønsker at udnytte disse rettigheder, kan du rette henvendelse til Kasper Thøsing Hviid, kh@jwindustri.dk.

8. SIKKERHED

Vi beskytter dine persondata og har et sæt interne regler om informations- og IT-sikkerhed. Vores interne sikkerhedsregler indeholder foranstaltninger, der beskytter dine persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem. Vi har tildelt adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler persondata. For at undgå datatab tager vi løbende back-up af vores datasæt. I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for dig for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil vi underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt, ligesom vi har en lovbestemt anmeldelsespligt overfor Datatilsynet.

9. KLAGER

Enhver registreret har ret til at indgive klage til Datatilsynet over vores behandling af persondata. Klage sker ved henvendelse til:

Datatilsynet
Borgergade 28, 5.
1300 København K
E-mail: dt@datatilsynet.dk
tlf. 3319 3200

10. VERSION OG OPDATERING

Den hurtige udvikling af internettet betyder, at ændringer i vores databeskyttelsespolitik kan blive nødvendige. Vi forbeholder os derfor ret til at opdatere og ændre nærværende retningslinjer for behandling af persondata. Gør vi det, retter vi selvfølgeligt datoen for “sidst opdateret” nederst på siden. I tilfælde af væsentlige ændringer giver vi dig besked i form af en synlig meddelelse på vores opslagstavler.